Иллюстрированный самоучитель по Access 2002


         

Передача результатов запроса в другие приложения


В Microsoft Access имеются возможности быстрой передачи результатов запросов в другие приложения Microsoft Office. Рассмотрим эти возможности.

Существуют четыре способа использования данных Microsoft Access в Microsoft Word.

При работе с Microsoft Word версии 7.0/95 или более поздней можно с помощью Мастера по созданию составных документов Microsoft Word создавать документы Word, связанные с данными Microsoft Access. После установления связи документ может быть в любое время открыт в Microsoft Word и использован для печати стандартных писем или почтовых наклеек, в которых используются текущие данные из Microsoft Access.

При работе с любой версией Microsoft Word допускается экспорт данных из Microsoft Access в файл данных составного документа, который применяется при создании составных документов Word.

Допускается сохранение данных в файле формата RTF. При этом сохраняются такие атрибуты форматирования, как шрифты и стили. Файл RTF может быть открыт в Microsoft Word, в других текстовых процессорах на платформе Windows или в издательских программах.

Допускается сохранение объекта в режиме Таблицы, формы или отчета в файле формата RTF с автоматической загрузкой его в Microsoft Word. При этом Microsoft Word открывается и отображается окно с экспортированным документом.

Чтобы создать составной документ Microsoft Word с помощью мастера, необходимо:

В окне базы данных выделить имя экспортируемого запроса, выбрать в меню

Сервис

(Tools) команду

Связи с Office

(Office Links) и подкоманду

Слияние с MS Word

(Merge It with MS Word).

В окне

Слияние с документами Microsoft Word

(Microsoft Word Mail Merge Wizard) установить один из двух переключателей:

Установить связь с готовым документом Microsoft Word

(Link your data with existing MS Word document) или

Создать новый документ и установить связь с ним

(Create new document and then link data to it), а затем нажать кнопку

OK

(рис. 4.40).

В первом случае необходимо выбрать требуемый файл в окне открытия файла и нажать кнопку

Открыть

(Open).

Откроется пустой документ Word, и отобразится панель инструментов

Слияние

(Mail Merge). Чтобы вставить в документ нужные поля, используйте кнопку

Добавить поле слияния

(Insert Merge Field) на этой панели.




Содержание  Назад  Вперед