Передача результатов запроса в другие приложения
В Microsoft Access имеются возможности быстрой передачи результатов запросов в другие приложения Microsoft Office. Рассмотрим эти возможности.
Существуют четыре способа использования данных Microsoft Access в Microsoft Word.
При работе с Microsoft Word версии 7.0/95 или более поздней можно с помощью Мастера по созданию составных документов Microsoft Word создавать документы Word, связанные с данными Microsoft Access. После установления связи документ может быть в любое время открыт в Microsoft Word и использован для печати стандартных писем или почтовых наклеек, в которых используются текущие данные из Microsoft Access.
При работе с любой версией Microsoft Word допускается экспорт данных из Microsoft Access в файл данных составного документа, который применяется при создании составных документов Word.
Допускается сохранение данных в файле формата RTF. При этом сохраняются такие атрибуты форматирования, как шрифты и стили. Файл RTF может быть открыт в Microsoft Word, в других текстовых процессорах на платформе Windows или в издательских программах.
Допускается сохранение объекта в режиме Таблицы, формы или отчета в файле формата RTF с автоматической загрузкой его в Microsoft Word. При этом Microsoft Word открывается и отображается окно с экспортированным документом.
Чтобы создать составной документ Microsoft Word с помощью мастера, необходимо:
В окне базы данных выделить имя экспортируемого запроса, выбрать в меню
Сервис
(Tools) команду
Связи с Office
(Office Links) и подкоманду
Слияние с MS Word
(Merge It with MS Word).
В окне
Слияние с документами Microsoft Word
(Microsoft Word Mail Merge Wizard) установить один из двух переключателей:
Установить связь с готовым документом Microsoft Word
(Link your data with existing MS Word document) или
Создать новый документ и установить связь с ним
(Create new document and then link data to it), а затем нажать кнопку
OK
(рис. 4.40).
В первом случае необходимо выбрать требуемый файл в окне открытия файла и нажать кнопку
Открыть
(Open).
Откроется пустой документ Word, и отобразится панель инструментов
Слияние
(Mail Merge). Чтобы вставить в документ нужные поля, используйте кнопку
Добавить поле слияния
(Insert Merge Field) на этой панели.
