Общие и промежуточные итоги
Как вы уже убедились, при создании сводной таблицы Microsoft Access автоматически добавляет общие итоги для строк и столбцов. Кроме того, если в области строки или столбца содержится больше одного поля, то выводятся и промежуточные итоги. Вы научились скрывать детальные данные, отображая в таблице только итоговые. Но можно скрывать при желании и итоговые данные, оставляя в таблице только детальные. Кроме того, для расчета итоговых значений можно использовать несколько функций, а не только суммирование, как это было показано в приведенном выше примере. И, наконец, для расчета итоговых значений можно создавать и добавлять в таблицу вычисляемые поля. Об этих возможностях и будет рассказано в данном разделе.
Чтобы скрыть общий итог по строкам, необходимо выделить крайнее левое поле в области строк (в нашем примере "Категория" (CategoryName)) и нажать кнопку
Итоги
(Subtotal) на панели инструментов. Аналогично, чтобы скрыть общий итог по всем столбцам, нужно выделить самое левое поле в области столбцов и нажать ту же кнопку. На рис. 8.45 показана таблица нашего примера со скрытыми значениями общих итогов.
Чтобы снова отобразить общий итог, опять выделите нужное поле и нажмите эту кнопку второй раз.
Если вы выделите любое другое поле в области строк или столбцов и нажмете кнопку
Итоги
(Subtotal), будут скрыты промежуточные итоги для этого поля.
Для создания итоговых значений мы использовали команду
Автовычисления
(AutoCalc). Эта команда в зависимости от типа данных в поле, по которому подводятся итоги, сама выбирает подходящую функцию. Например, если поле числового типа, обычно используется функция Sum (), если текстового — Count (). Вообще говоря, для расчета итоговых значений можно использовать почти те же статистические функции, что и при группировке в запросах на выборку. Список этих функций приведен в табл. 8.1
(см. разд. "Статистические функции для выполнения расчетов" выше в этой главе).
В данном случае отсутствуют только функции First () и Last ().
